Welke fiscale consequenties heeft het doorvoeren van fietsstimuleringsmaatregelen. Hierbij staan ze allemaal op rij. Door als werkgever een fietsregeling in te voeren stimuleert u het gebruik van de fiets in het woon-werkverkeer.
Hieronder volgt een overzicht van de fiscale mogelijkheden.
U biedt uw medewerkers een unieke mogelijkheid om op een voordelige wijze in het bezit te komen van een fonkelnieuwe fiets of E-bike. De fiets kunt u ter beschikking stellen, schenken of voorfinancieren. Het maximaal vrijgestelde bedrag is € 749,--.
1. Schenken (Fiets Cadeau Plan)
Het schenken van een fiets wordt door de fiscus niet extra belast als de fiets door de ontvangende medewerker in het woon-werkverkeer wordt gebruikt. Als een medewerker echter zelf een fiets koopt en de werkgever vergoedt de kosten, dan beschouwt de fiscus dit als ‘loon in natura’ en moet er belasting worden afgedragen. Bij schenking wordt uw medewerker direct juridisch eigenaar van de fiets. De werkgever mag daarnaast in de reiskosten blijven voorzien.
2. Ter beschikking stellen
De werkgever kan een fiets aanschaffen en deze ter beschikking stellen aan de medewerker (een ‘fiets van de zaak’). De werkgever (of de leasemaatschappij) blijft dus eigenaar van de fiets, maar de medewerker gebruikt de fiets in het woon-werkverkeer én kan er privé op fietsen. Na vijf jaar mag de fiets ‘om niet’ aan de medewerker worden gegeven.
De ter beschikking gestelde fiets is ‘vervoer vanwege de werkgever’, waarmee het recht op een reiskostenvergoeding automatisch vervalt.
Bij het ter beschikkingstellen van fietsen is het ook mogelijk via leaseconstructies te werken. Het voordeel voor de werkgever is dat niet ineens een groot bedrag betaald moet worden. Er zijn verschillende vormen van lease mogelijk. De diverse leasemaatschappijen kunnen u verder op weg helpen.
3. Voorfinancieren via brutoloon
Het is ook mogelijk om de fiets via het brutoloon te financieren. Het kostenvoordeel voor de medewerker kan zo vele tientallen procenten bedragen. Bij een belastingdruk van bijvoorbeeld 50% kost een fiets van € 500,-- uw medewerker slechts € 250,--.
Bij deze regeling wordt het brutoloon tijdelijk verlaagd. Dit heeft gevolgen voor de diverse premies die op basis van dit loon worden berekend. Bijvoorbeeld de pensioengrondslag en de WW, waarbij op termijn nog een hefboomeffect werkzaam is. Dit negatieve effect kan voorkomen worden als de betaling in één keer geschiedt via bijvoorbeeld het vakantiegeld, via ATV-dagen of via vakantiedagen (die nog ‘verdiend’ moeten worden). Tijdig overleg met uw belastinginspecteur over alle ‘ins en outs’ is bij deze regeling onmisbaar.
4. Voorfinancieren via nettoloon
Het grote voordeel van voorfinancieren via nettoloon is dat de fiscus geen eisen stelt. Iedereen kan dus mee doen: ook medewerkers die verder weg wonen of die nooit naar het werk fietsen. Daarnaast mag de fiets dus meer kosten dan € 749,--. Doordat er geen fiscale voorwaarden aan zijn verbonden is de BTW echter niet als voorheffing aftrekbaar, de medewerker betaalt immers de fiets.
Bij deze wijze van voorfinancieren geeft de werkgever de medewerker feitelijk een lening voor de aanschaf van een fiets. De fiets is direct bij levering eigendom van de medewerker. De lening kan rentedragend of rentevrij zijn. De medewerker lost af in bijvoorbeeld 12, 24 of 36 maandelijkse termijnen. Dit kan door inhouding op het nettoloon, maar er zijn ook alternatieve vormen van financiering mogelijk, zoals met vakantie- of ATV-dagen. Als de voorfinanciering echter plaatsvindt door (een deel van) een mogelijk recht op een reiskostenvergoeding in te houden is er feitelijk sprake van een ter beschikking gestelde fiets en niet van voorfinanciering. De fiscale voorwaarden van een ter beschikking gestelde fiets zijn dan van toepassing.
De fiscus stelt de volgende voorwaarden aan het schenken, ter beschikking stellen en voorfinancieren via brutoloon:
Voor vrijstelling mag de catalogusprijs van de fiets maximaal € 749,-- (incl. BTW) bedragen. Bij fietsen met een hogere prijs dient uw medewerker het verschil zelf bij te passen;
De regeling geldt ook voor fietsen met elektrische trapondersteuning;
Het moet aannemelijk zijn dat iemand fietst. De fiscus acht een afstand tot 15 km aannemelijk. Dat geldt ook voor het transport naar een opstapplaats voor openbaar vervoer of naar de carpoolplaats. Een medewerker die verder weg woont moet zelf aantonen dat hij of zij een fiets voor het woon-werkverkeer gebruikt;
De medewerker moet verklaren de fiets in het woon-werkverkeer te gebruiken gedurende meer dan de helft van het aantal werkdagen;
U mag de genoemde constructies slechts één keer per drie jaar toepassen.
Bij het schenken en ter beschikking stellen van een fiets geldt voor de werkgever:
Als u B T W -plichtig bent is de B T W van de aankoopprijs fiscaal aftrekbaar;
De kosten van de geschonken fietsen mogen als loonkosten ten laste van de winst
worden gebracht; bij een kostprijs van € 454,-- excl. BTW mag dit in één jaar, bij duurdere fietsen mag het maximaal in drie jaar.
Algemeen
Bij bovenstaande regelingen is een verzekering van de fiets van extra groot belang, omdat voorkomen moet worden dat een medewerker nog 35 maanden moet aflossen voor een aangeschafte fiets die na één week gestolen is.
De werkkostenregeling komt er aan. Vanaf 1 januari 2011 voert de rijksoverheid deze nieuwe regeling binnen de loonbelasting in. Als werkgever kunt u hier dan mee gaan werken; vanaf 1 januari 2014 moét u er hoogstwaarschijnlijk mee gaan werken. Wat is het en welke gevolgen heeft de regeling?
De werkkostenregeling vervangt een aantal fiscale regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen (waaronder de fietsregeling, personeelsuitjes, kerstpakketten, bedrijfsfitness etc.). Met de nieuwe regeling wil de overheid het aantal regelingen en de bijbehorende administratieve lasten aanzienlijk terugbrengen.
De nieuwe regeling is een algemeen forfait op bedrijfsniveau: een bedrijf krijgt een belastingvrije ruimte van 1,4% van de totale loonsom. Hierbinnen mag u als werkgever vergoedingen en verstrekkingen bieden aan uw personeel. Komt u boven dat bedrag uit, dan moet u over het meerdere een eindheffing betalen van 80%.
Overgangsregeling tot 1 januari 2014
De overheid heeft een overgangsregeling ingesteld: als werkgever kunt u ervoor kiezen de nieuwe regeling vanaf 1 januari 2011 toe te passen, maar vanaf 1 januari 2014 moet u de regeling verplicht toepassen. U mag dus nog tot 2014 met de huidige regels werken. Wanneer u gebruik gaat maken van de werkkostenregeling hoeft u dat niet kenbaar te maken bij de Belastingdienst. Dit blijkt wel uit uw administratie. U heeft dus nog even de tijd om de arbeidsvoorwaarden, arbeidscontracten en uw loonadministratie aan te passen.
U mag medewerkers die geregeld (minimaal de helft van de werkdagen) op de fiets naar het werk komen (ook als zij niet meedoen aan een fietsplan) het volgende bieden:
- T.w.v. € 82,-- per medewerker belastingvrij. U mag per kalenderjaar voor € 82,-- per medewerker belastingvrij aan fietsgerelateerde zaken schenken. Door als werkgever regenkleding of anonieme (of wegwerp) OV-chipkaart beschikbaar te stellen bij slecht weer, kan fietsen het hele jaar door een aantrekkelijk vervoermiddel blijven. De fietser dient voor deze regeling wel aan de eerder genoemde fiscale eisen te voldoen;
Fietsbonnen. Het schenken van fietsgerelateerde zaken vergt administratie. Het schenken van fietsbonnen is eenvoudiger en het vergroot de keuzevrijheid voor de medewerkers. Met de Nationale Fietsbon is alles wat met fietsen te maken heeft verkrijgbaar, bijvoorbeeld: een extra slot, een fietspomp of een onderhoudsbeurt. De bon is verkrijgbaar in vier waarden: € 5, € 10, € 20 en € 50. De Nationale Fietsbon is te verkrijgen en te verzilveren bij de rijwielzaak die herkenbaar is aan het ‘Fietsbon’ vignet. Zie www.fietsbon.nl;
Fietsverzekering. Naast een fiets en fietsgerelateerde zaken mag u voor drie jaar een verzekering van de fiets verstrekken. De kosten hiervan liggen tussen € 80 en € 200 voor een periode van drie jaar (afhankelijk van regio en aanschafprijs fiets).
Belastingvrije bonus. Fietsen wordt nog aantrekkelijker door de fietsende medewerker te belonen, bijvoorbeeld door een extra belastingvrije bonus te storten op de spaarloonrekening;
Verhuispremie. Door het geven van een verhuispremie kunt u medewerkers overhalen dichter bij het werk te gaan wonen en de groep fietsers mogelijk uitbreiden. De straal waarbinnen de medewerker gaat wonen zal, om het fietsgebruik te stimuleren, maximaal 10 km moeten zijn. De belastingdienst betaalt mee aan de verhuiskosten.
